Cada empresa tiene requerimientos diferentes pero en lo que sí coinciden muchas es la necesidad de usar una intranet. Una intranet es una red privada cuya función es unir, conectar y compartir información y datos entre los empleados; para lograr estos objetivos es necesario que conozcas cosas que no pueden faltar en tu intranet.
Una intranet requiere de una serie de herramientas que no pueden faltar para garantizar el éxito en la comunicación y productividad de tu empresa, te mostraremos en detalle cosas que no pueden faltar en tu intranet.
Características fundamentales de una intranet
Algunas características muy útiles e indispensables que necesita tener una intranet son las siguientes:
Fácil de usar, con un diseño limpio y funcional
El diseño de la intranet debe contar con un diseño amigable para los usuarios, con una interfaz de fácil uso que sea atrayente; además debe ser adaptable a cualquier dispositivo, a diferentes tamaños de pantalla, desde móviles hasta ordenadores.
Directorio de empleados
Es súper importante para tus clientes esta información, entre más información proporciones más personas querrán usarlo. Pudieras colocar nombre, número de teléfono del empleado, departamento que ocupa, correo electrónico e incluso algunos sistemas incluyen foto.
Calendario de eventos y cumpleaños
Todos los empleados ingresarán a la intranet para revisar el calendario de eventos, días feriados o cumpleaños; así se genera una unión corporativa, ofreciendo un ambiente laboral sano. Además se disminuye el uso de correos electrónicos que se envían mes a mes.
Reposición de documentos
Te permitirá acceder a información o documentos específicos en cualquier momento a través de un buscador, lo que resulta en un ahorro significativo de tiempo y procedimientos tediosos. Además te permitirá realizar notificaciones de actualizaciones importantes para el personal, fácil de visualizar y con alcance a todos.
Solicitudes en línea
Provee formularios que puedan completar en línea, realizar solicitudes, aprobar o rechazar y dar seguimiento. De esta manera el empleado no tiene que salir de la intranet ni moverse de su puesto para gestionar permisos, solicitar equipos, etc.
Buen motor de búsqueda
Para realizar búsquedas de un tema en específico es necesario contar con un buscador con buenos filtros de fecha y tipos de documentos, que te permita encontrar rápidamente el documento que buscas.
Contenido
La clave para que tu intranet sea útil y efectivo está en el contenido. Algunas ideas para el contenido de tu plataforma es exponer guías de productos, servicios de tu empresa, portafolio; y para tus empleados debe tener el contenido necesario de la compañía para gestionar sus requerimientos.
Consideraciones finales
Como ya te indicamos estas herramientas son cosas que no pueden faltar en tu intranet. Pero es igual de importante no solo el tenerlas, sino la utilización de las mismas y que tus empleados también perciban el beneficio de usarlas. Entre otras cosas tus empleados:
- Se sentirán integrados y más partícipes al disponer de toda la información a su alcance, y habrá mayor efectividad en sus labores.
- Podrán expresar sus opiniones sobre un tema, gestionando mejor los conflictos.
- Tendrán mayor sentido de pertenencia al sentirse escuchados, que se le da valor a su opinión y se aprovechan ideas que son de beneficio a la empresa.
Si vigilas cuidadosamente la presencia de estas herramientas al elegir el programa de tu intranet y que tu personal esté comprometido a utilizarlas, tendrás asegurada una buena comunicación y productividad en tu negocio.
