Una cotización formal no es un simple PDF: es la base para formalizar tu propuesta, protege a ambas partes y te ayuda a operar con profesionalismo. Además, cuando la generas desde un sistema, se convierte en un activo de gestión: facilita el seguimiento, alimenta tu embudo de ventas, mejora el forecast, y te muestra qué cotizas más, qué ganas y qué pierdes.
Pero hoy quiero enfocarme en 2 tips que te ahorrarán muchos problemas futuros.
Tip 1: Agrega condiciones comerciales (y estandarízalas)
Las condiciones comerciales definen “las reglas del juego”. Sin ellas, tu cotización queda abierta a interpretaciones, lo que suele derivar en fricciones, reprocesos y costos no planificados.
¿Qué incluir a grandes rasgos?
- Alcance y exclusiones: qué está y qué no está dentro de la propuesta (implementación, soporte, integraciones, límite de revisiones, etc.).
- Plazos y entregables: tiempos de ejecución, hitos y responsables.
- Precios y forma de pago: moneda, impuestos, multas por mora, ciclos de facturación, reajustes.
- Garantías y soporte: SLA, horarios de atención, tiempos de respuesta y canales.
- Cambios de alcance: cómo se cotiza y aprueba cualquier extra.
- Propiedad intelectual y confidencialidad, cuando aplique.
- Condiciones externas: stock, tipo de cambio, evaluaciones crediticias u otras.
Por qué sirve:
- Acorta la negociación (todo lo crítico ya está escrito).
- Evita disputas (reduce zonas grises).
- Escala tu operación (mismo estándar en todas las cotizaciones).
Cómo te ayuda IMPULSA CRM:
En IMPULSA CRM, al crear tu cotización puedes insertar condiciones comerciales estandarizadas con 1 clic. Si quieres, puedes marcarlas como obligatorias, asegurando consistencia entre ejecutivos. Esto baja el tiempo de preparación y minimiza riesgos en la fase de cierre.
Mini-plantilla para tu bloque de condiciones
• Alcance: implementación del módulo X y capacitación Y (no incluye Z).
• Plazos: inicio dd/mm/aaaa; Hito 1 a 10 días; Hito 2 a 25 días.
• Precio y pagos: USD/Neto + IVA; 50% al inicio y 50% a la entrega.
• Soporte: mesa de ayuda lun–vie 9:00–18:00; SLA respuesta 24h hábiles.
• Cambios de alcance: se cotizan vía anexo y requieren aprobación escrita.
• Vigente sujeto a stock y tipo de cambio; ver “Validez de la oferta”.
Tip 2: Define validez de la oferta (y úsala para vender mejor)
La validez de la oferta es la fecha hasta la cual tus precios, plazos y condiciones aplican. Parece un detalle, pero es clave.
¿Por qué sirve tanto?
- Protege tus márgenes ante variaciones de costos, dólar o proveedores.
- Genera urgencia sana en el cliente (evita “lo vemos el próximo mes”).
- Ordena el seguimiento: sabes cuándo empujar, re-cotizar o archivar.
- Evita renegociaciones indefinidas y discusiones por precios antiguos.
Buenas prácticas
- Elige un rango coherente con tu ciclo: 7, 15 o 30 días son los más comunes.
- Escríbelo visible: “Validez de la oferta: hasta dd/mm/aaaa”.
- Si aplica, agrega condiciones: “Sujeta a stock y tipo de cambio”.
- Conecta la validez con tus recordatorios (antes de que expire).
Cómo te ayuda IMPULSA CRM:
En IMPULSA CRM puedes predefinir la validez para estandarizar todo el equipo. Esa validez activa recordatorios automatizados al cliente (por email o WhatsApp, si lo configuras), lo que potencia el seguimiento y aumenta la probabilidad de cerrar antes del vencimiento. Además, el sistema te muestra cotizaciones por vencer y notifica al ejecutivo para actuar a tiempo (llamar, reenviar, ajustar precios o extender validez con aprobación).
Ejemplo de bloque de validez
Validez de la oferta: hasta 30/09/2025.
Precios expresados en CLP + IVA. Oferta sujeta a stock y variación del tipo de cambio. Cambios de alcance se cotizan por anexo.
Bonus: mide y mejora con datos
Con IMPULSA CRM puedes analizar:
- Tasa de cierre por validez (¿30 días convierte mejor que 15?).
- Impacto de ciertas condiciones en la conversión (p. ej., plazos de pago).
- Top productos/servicios cotizados, ganados y perdidos.
- Forecast por etapa y por ejecutivo, usando el historial de cotizaciones.
Ese loop de datos te ayuda a optimizar tus condiciones y ajustar la validez para maximizar cierres sin sacrificar margen.
Para llevar
- Una cotización formal respalda a ambas partes y alimenta tu gestión comercial (seguimiento, embudo, forecast, aprendizaje).
- Tip 1: Estandariza condiciones comerciales. Menos fricción, menos riesgo, más velocidad.
- Tip 2: Define validez de la oferta. Protege márgenes, crea urgencia y ordena el seguimiento.
- Con IMPULSA CRM aplicas ambos con 1 clic, puedes hacerlos obligatorios, y activas recordatorios automáticos para cerrar antes del vencimiento.
¿Quieres estandarizar tus cotizaciones y vender con más control? Agenda una demo de IMPULSA CRM y lo configuramos contigo.
