BDR vs AE: cómo evitar solapamientos y perder deals por desorden
Resumen ejecutivo
- Define con claridad límites entre BDR/SDR y AE para evitar doble gestión.
- Orquesta el handoff con reglas, SLA y automatizaciones para no “soltar” leads.
- Estandariza mensajes y checkpoints por etapa del pipeline.
- Mide KPIs de traspaso y ownership para prevenir fugas de oportunidades.
- Implementa el proceso en tu CRM con colas, tareas y reportes de control.
Introducción: el costo del solapamiento BDR–AE
En B2B LATAM, los equipos con BDR/SDR (generación/calificación) y AE (ejecutivo de ventas) ganan velocidad, pero también multiplican el riesgo de solapamientos: dos personas contactando al mismo prospecto, handoffs incompletos o deals sin dueño. El efecto es caro: roces con el cliente, pérdida de tiempo, baja conversión y pronósticos poco confiables.
Esta guía te ayuda a definir roles, estandarizar el traspaso y configurar un flujo en tu CRM para evitar dobles gestiones y proteger tus oportunidades.
Señales y diagnóstico: ¿tienes doble gestión?
- Prospectos reciben mensajes de dos personas distintas el mismo día.
- Leads “en el aire” tras la reunión de calificación o después de la demo.
- Notas incompletas: el AE rehace discovery que el BDR ya hizo.
- Negocios duplicados en el pipeline o mismos contactos en múltiples deals.
- Conflictos de comisión por ownership y fecha de contacto.
- SLAs incumplidos entre áreas (p. ej., AE tarda >24 h en contactar tras handoff).
Errores comunes y su impacto
- Roles difusos: nadie sabe quién “manda” en cada etapa → retrasos y fricción.
- Handoff sin checklist: AE arranca sin contexto → menor conversión a demo/closing.
- Falta de bloqueo de ownership: dos reps llaman al mismo lead → mala experiencia.
- CRM sin reglas: ediciones libres y duplicados → reportes poco confiables.
Pro tip #1: una definición simple evita el 80% de los problemas: “BDR posee el lead hasta calificarlo y crear oportunidad; AE posee la oportunidad desde su creación”.
Definiciones clave (rápido)
- BDR/SDR: genera y califica leads hasta un umbral acordado (BANT/ICP/Interés).
- AE (Account Executive): toma oportunidades calificadas, hace demo/negociación y cierra.
- Handoff: traspaso formal del lead/oportunidad con criterios y SLA.
- SLA: acuerdo de nivel de servicio, p. ej., “AE contacta en ≤ 24 h tras handoff”.
Soluciones y mejores prácticas
Pasos concretos (1–2–3)
- Define criterios de calificación y handoff (campos obligatorios, archivo de discovery, decisión de ICP).
- Bloquea ownership por etapa (lead: BDR; oportunidad: AE) y usa colas claras.
- Automatiza tareas y alertas (handoff → crear tarea al AE; si no contacta en 24 h, escalar).
Checklist de handoff BDR → AE
- ✅ ICP validado (industria, tamaño, país, fit).
- ✅ Dolor y necesidad resumidos (3 bullets).
- ✅ Decisores y rol (comprador, usuario, gatekeeper).
- ✅ Presupuesto y timeline tentativo.
- ✅ Próximo paso acordado (demo/llamada) con fecha propuesta.
- ✅ Documentos adjuntos (deck, RFP, notas, grabación).
Plantillas de comunicación (evita mensajes duplicados)
WhatsApp (BDR → cliente al confirmar handoff)
Hola, [Nombre]. Gracias por la conversación de hoy. Te presento a [AE], quien liderará la demo y la propuesta.
Próximo paso: [fecha/hora propuesta]. Si necesitas reprogramar, avísanos aquí. ¡Seguimos!
Email (AE → cliente tras el handoff)
Asunto: Seguimiento y demo – [Empresa]
Hola, [Nombre]. Soy [AE], continuaré contigo. Resumen:
• Objetivo: [dolor/resultado buscado].
• Alcance: [módulos/servicios].
• Próximo paso: demo el [fecha/hora].¿Esta hora te funciona? Si prefieres cambiar, aquí mi agenda: [link].
Saludos,
[AE] – [Cargo]
KPIs y cómo medirlos
- SLA de contacto AE: horas entre handoff y primer contacto. Meta ≤ 24 h.
- Tasa de demos agendadas post-handoff: demos / handoffs. Meta ≥ 60%.
- Duplicados: contactos duplicados / total nuevos. Meta ≤ 3%.
- Retrabajo: oportunidades con notas incompletas / total. Meta ≤ 10%.
- Win rate post-handoff: ganadas / oportunidades con handoff completo. Compara vs. incompleto.
Fórmula SLA de contacto: (FechaHora primer contacto AE − FechaHora handoff) en horas.
Pro tip #2: si la tasa de demos agendadas cae < 45%, revisa la plantilla de presentación AE, el timing (envío en ≤ 2 h) y la claridad del CTA.
Mini caso: orden primero, velocidad después
Antes: dos reps contactaban al mismo lead; demos demoraban 5–7 días; discusiones por comisiones.
Intervención: ownership por etapa, checklist de handoff, plantilla WhatsApp+email y SLA 24 h con alertas.
Después (90 días): −70% duplicados, +22 pp demos agendadas en ≤ 72 h, pronóstico más estable. Ejemplo típico reportado; no es promesa.
Cómo hacerlo con Impulsa CRM (paso a paso y sin tecnicismos)
En una implementación práctica, un CRM como Impulsa CRM permite orquestar roles, handoffs y controles sin fricción, apoyado en módulos de pipelines, automatizaciones, tareas, plantillas y reportes. A continuación, “cómo se haría”:
1) Pipeline por etapas con ownership
- Crea etapas claras: Lead nuevo → Calificación (BDR) → Handoff → Demo/Propuesta (AE) → Negociación → Cierre.
- Asigna propietario por etapa: BDR en calificación; AE desde Handoff.
2) Automatizaciones y SLAs
- Regla: al mover a “Handoff”, crear tarea para AE con vencimiento 24 h.
- Si no hay contacto en 24 h, alerta al manager y reasignación opcional.
- Auto‑enviar email de presentación del AE y mensaje corto de WhatsApp.
3) Plantillas y notas obligatorias
- Define campos obligatorios: ICP, dolor, decisores, presupuesto, próximo paso.
- Usa plantillas de email/WhatsApp con variables del CRM para evitar reescrituras.
4) Colas y bloqueo de duplicados
- Enruta leads a una cola BDR para first‑touch; tras handoff, la cola del AE.
- Activa detección de duplicados por email/teléfono y merge controlado.
5) Reportes y forecast
- Tablero: SLA AE, demos agendadas post‑handoff, duplicados, win rate por etapa.
- Comparativos por BDR/AE, industria y tamaño de cuenta.
Vistas conceptuales: “Pipeline BDR→AE” con badges de propietario por etapa; “Panel Operativo” con widgets de SLA 24 h, demos 7 días y duplicados semanales.
Resultados comunes reportados: −30% tiempo a demo, +15–25% consistencia del forecast y menos disputas de ownership.
Tabla de referencia rápida (roles y checkpoints)
| Etapa | Owner | Checkpoint | SLA |
|---|---|---|---|
| Calificación | BDR | ICP + dolor + decisor | Contacto ≤ 2 h |
| Handoff | BDR→AE | Checklist completo + fecha tentativa | Crear tarea AE instantáneo |
| Demo/Propuesta | AE | Agenda confirmada + resumen enviado | Contactar ≤ 24 h |
| Negociación | AE | Stakeholders y alcance validados | Seguimiento semanal |
Checklist final de implementación
- ✅ Roles definidos por etapa y bloqueo de ownership.
- ✅ Checklist de handoff obligatorio en el CRM.
- ✅ Plantillas alineadas (WhatsApp + email) para traspaso.
- ✅ SLA 24 h con alertas y escalación automática.
- ✅ Detección y merge de duplicados activo.
- ✅ Reportes de SLA, handoff y duplicados revisados semanalmente.
FAQs
¿Cómo defino dónde termina BDR y empieza AE?
BDR posee el lead hasta calificarlo y crear oportunidad; AE posee la oportunidad desde el handoff. Escríbelo y configúralo en el CRM.
¿Qué pasa si el AE no contacta en 24 horas?
Activa alertas automáticas y reasignación temporal. El SLA debe tener consecuencias claras.
¿Cómo evitar que dos reps contacten al mismo lead?
Bloquea ownership por registro, usa colas y detección de duplicados; documenta todos los toques en la línea de tiempo.
¿Qué KPIs mirar para saber si funciona?
SLA de contacto AE, demos agendadas post‑handoff, duplicados, win rate por etapa y tiempo a demo.
¿Conviene unir BDR y AE en un solo rol?
En tickets bajos o equipos pequeños puede funcionar. Aun así, mantén el handoff explícito para no perder contexto.
CTA final: Conoce más sobre IMPULSA SUITE
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Pro tip #3: revisa tu checklist de handoff cada trimestre; ajusta campos obligatorios y plantillas según objeciones y ciclos reales.
