¿Cómo crear criterios de pre-calificación para un bot en WhatsApp?

Resumen ejecutivo

• El filtro necesario: Por qué atender a todos por igual es la receta perfecta para quemar a tu equipo de ventas.
• Metodología BANT simplificada: Cómo adaptar los criterios clásicos de ventas al formato de chat rápido.
• Diseño de preguntas: El arte de preguntar sin parecer un interrogatorio policial.
• Automatización inteligente: Cómo configurar un bot que separe “las piedras del oro” antes de derivar a un humano.
• Implementación en Impulsa SAC: Guía paso a paso para construir este flujo.

Introducción: El problema de la «puerta abierta» en WhatsApp

WhatsApp es un canal maravilloso por su baja fricción: cualquiera puede escribirte con un solo clic. Pero esa virtud es también su mayor defecto en el mundo B2B. Tu equipo de ventas puede pasar horas chateando con estudiantes que buscan información para una tesis, competidores curiosos o empresas que no tienen el presupuesto para tu solución.

En ventas consultivas, el tiempo es el recurso más escaso. Si tus vendedores dedican el 80% de su día a prospectos que nunca van a comprar, tus ingresos se estancarán. La solución no es cerrar el canal, sino poner un «portero digital» inteligente. Necesitas calificar leads por WhatsApp de manera automática para que a tus cerradores solo les lleguen las oportunidades reales.

Señales de que necesitas un Bot de Pre-calificación

¿Tu embudo de ventas se siente atascado? Revisa si sufres estos síntomas:

1. Bandeja llena, ventas vacías: Tienes cientos de chats abiertos, pero muy pocos cierres a fin de mes.
2. Vendedores frustrados: Se quejan de que los leads de marketing «son malos» o «solo preguntan precio».
3. Tiempos de respuesta lentos: Los clientes VIP esperan horas porque el equipo está ocupado respondiendo preguntas básicas a leads fríos.
4. Falta de datos: Llegas a la reunión de ventas y no sabes el tamaño de la empresa o el cargo de la persona con la que hablas.

Lo que está en juego

No filtrar leads cuesta dinero real. Según MarketingSherpa, el 73% de los leads B2B no están listos para la venta cuando contactan por primera vez. Si los tratas a todos como «listos para comprar», desperdicias recursos valiosos.

Soluciones y mejores prácticas: Adaptando el BANT al Chat

Para calificar leads por WhatsApp, debemos adaptar las metodologías tradicionales (como BANT: Budget, Authority, Need, Timing) a un formato conversacional y ligero. Nadie quiere llenar un formulario de 20 preguntas en un chat.

1. Define tus «Killers» (Criterios de Descarte)

Antes de configurar el bot, define qué hace que un lead NO sea apto.

Ejemplos B2B:

– Ubicación: «Solo vendemos en México y Colombia».

– Tamaño: «Nuestro software es para empresas de +10 empleados».

– Industria: «No atendemos al sector gobierno».

2. La Regla de las 3 Preguntas

En WhatsApp, menos es más. Intenta calificar con máximo 3 interacciones antes de derivar.

Pregunta 1 (Filtro Duro): ¿Para qué empresa nos escribes? / ¿En qué país estás?

Pregunta 2 (Necesidad): ¿Qué problema buscas resolver hoy? (Menú de opciones).

Pregunta 3 (Urgencia/Cargo): ¿Cuándo planeas implementar esta solución?

3. Scripts de Ejemplo para el Bot

Escenario: Venta de Software RRHH

Bot: «¡Hola! 👋 Para asignarte al especialista correcto, necesito hacerte 2 preguntas rápidas.

¿Cuántos colaboradores tiene tu empresa actualmente?»

Opciones (Botones):

A) 1 – 10 (Micro)

B) 11 – 50 (Pyme)

C) +50 (Ideal)

Lógica del Bot:

– Si elige A: «Gracias. Por el momento nuestra solución está optimizada para equipos más grandes, pero te invito a ver nuestro blog gratuito aquí…» (Cierre amable, no gasta tiempo de ventas).

– Si elige C: «¡Excelente! Un consultor experto en grandes empresas te atenderá en breve.» (Derivación prioritaria).

Métricas a monitorear

• Tasa de Calificación: % de leads que inician el chat vs. % que completan las preguntas del bot.
• Calidad del Lead (SQL): De los leads que el bot marcó como «Aptos», ¿cuántos fueron aceptados realmente por ventas?
• Ahorro de Tiempo: Horas que el equipo de ventas dejó de invertir en leads descartados.

Cómo hacerlo con Impulsa SAC (Visión Práctica)

Impulsa SAC es la herramienta ideal para construir estos «porteros digitales» sin necesidad de saber programar. Su constructor de flujos permite crear árboles de decisión lógicos que ejecutan la calificación automáticamente.

Paso 1: Diseñar el Árbol de Decisión

En el módulo de Bots de Impulsa SAC:

1. Crea un nuevo flujo de bienvenida.

2. Inserta un bloque de «Pregunta con Opciones» (Botones o Listas).

3. Configura tus preguntas filtro (ej. «¿Eres cliente actual o nuevo?», «¿Qué servicio buscas?»).

Paso 2: Etiquetado Automático (La clave del orden)

No basta con preguntar, hay que clasificar.

Configura el bot para que, según la respuesta, asigne una etiqueta automáticamente al contacto.

– Si responde «Presupuesto > $1000» -> Asignar etiqueta «Lead Hot 🔥».

– Si responde «Solo estoy mirando» -> Asignar etiqueta «Lead Frío ❄️».

Paso 3: Derivación Inteligente por Colas

Aquí es donde Impulsa SAC brilla. Puedes configurar reglas de asignación basadas en esas respuestas:

Ruta A (Lead Calificado): El bot detecta que es un cliente ideal. Acción -> «Transferir a la cola de Ventas Senior» y enviar notificación de alerta.

Ruta B (Lead No Calificado): El bot detecta que no cumple el perfil. Acción -> Enviar PDF informativo y cerrar ticket o transferir a un bot de nutrición (sin molestar a un humano).

Vista conceptual:

Tu vendedor abre Impulsa SAC y ve en su bandeja de entrada solo 5 chats nuevos, pero todos tienen la etiqueta «Lead Calificado» y ya respondieron que tienen presupuesto y urgencia. Su trabajo ya no es filtrar, es cerrar.

Beneficio medible: Equipos que implementan pre-calificación automática reportan un aumento del 25% en su tasa de conversión final, ya que dedican el 100% de su energía a los prospectos correctos.

Checklist final de implementación

• Definir el perfil de tu cliente ideal (ICP) y sus contrapartes negativas.
• Redactar las 3 preguntas clave que separan a uno del otro.
• Configurar las etiquetas «Hot», «Warm» y «Cold» en Impulsa SAC.
• Crear el flujo del bot con respuestas amables para quienes son descartados (no les cierres la puerta en la cara, dales recursos de autoservicio).
• Revisar los chats semanalmente para ajustar las preguntas si los usuarios se confunden.

FAQs sobre Calificación de Leads en WhatsApp

¿Cuántas preguntas debe hacer el bot?

Recomendamos entre 2 y 4 máximo. Si haces más, la tasa de abandono se dispara. Si necesitas más datos, que los obtenga el vendedor humano después.

¿Es grosero filtrar clientes con un bot?

No si se hace bien. Ahorrarle tiempo a un cliente que no puede pagar tu servicio (o al que tú no puedes ayudar) es un acto de servicio al cliente. La clave es el tono («Para ayudarte mejor…» vs «Si no tienes dinero no molestes»).

¿Puedo pedir datos sensibles como presupuesto?

Sí, pero usa rangos. En lugar de preguntar «¿Cuánto dinero tienes?», pregunta «¿Cuál es el rango de inversión proyectado para este proyecto?» y da opciones (ej. Menos de $500, $500-$2000, +$2000).

¿Qué pasa si el lead miente al bot?

Sucede, pero es minoritario. La mayoría de los usuarios prefieren ser honestos para obtener la información correcta. Aun así, el vendedor humano siempre hará una segunda validación.

Conoce más sobre IMPULSA SUITE

Tu equipo de ventas es tu recurso más costoso y valioso. No dejes que gasten su talento filtrando curiosos manualmente.

Impulsa SAC te permite construir bots inteligentes que trabajan 24/7 para asegurarte de que cada conversación que llega a tus vendedores sea una oportunidad real de negocio.

Conoce más sobre IMPULSA SUITE y empieza a automatizar tu embudo de ventas hoy mismo.