¿Se te hace difícil cumplir con los plazos? ¿Se le acumula el trabajo muy a menudo a tu equipo de trabajo? ¿No sé reparten bien las tareas? Estos son desafíos comunes para las empresas. La matriz Eisenhower fue diseñada para afrontar esos problemas con éxito y de forma eficaz.
¿Qué es la matriz Eisenhower y por qué es útil?
La matriz Eisenhower es un esquema que aborda las tareas y responsabilidades en base a dos categorías fundamentales: importancia y urgencia.
Estos dos aspectos son muy diferentes entre sí, no todo lo que es urgente es importante, y no todo lo importante es urgente.
La matriz Eisenhower sirve para establecer un cronograma de trabajo en base a priorizar las tareas más fundamentales y delegar otras que no tienen tanta relevancia.
Este modelo es muy útil en el ámbito empresarial para saber cómo abordar mejor las responsabilidades, alcanzar los plazos y lograr los objetivos planteados.
También permite hacer un mejor uso de los talentos y habilidades de cada quien para coordinar mejor los trabajos pendientes.
Esta matriz ahorra tiempo y dinero, evita las cargas innecesarias y ayuda a elevar la productividad y el rendimiento de los equipos.
¿Cómo se aplica la matriz en el ámbito laboral?
La matriz Eisenhower funciona a través de 4 cuadrantes principales basados en las dos categorías anteriormente explicadas:
- Urgente e importante: Las tareas más vitales para el equipo y las que incidirán directamente en el alcance de los objetivos; por eso no pueden omitirse ni postergarse, ya que tienen la mayor prioridad.
- No urgente e importante: Son tareas que también son cruciales para alcanzar los objetivos generales y que no deben pasarse por alto; pero al no tener una fecha límite tan corta puede dársele una prioridad secundaria.
- Urgente y no importante: Este cuadrante define aquellas tareas que carecen de poca relevancia pero que de igual forma deben atenderse. Por lo general son tareas repetitivas y manuales que quitan tiempo, pero no afectan el resultado final; por eso son fácilmente delegables.
- No urgente y no importante: Son actividades, procedimientos o protocolos que solo entorpecen el rendimiento del equipo y no aportan ningún valor, por lo que es mejor desecharlas.
Para aplicar la matriz Eisenhower lo primero es conocer cuales son las tareas y responsabilidades que el equipo debe atender.
Dibuja un plano cartesiano de cuatro cuadros. Utiliza las líneas horizontales y verticales para indicar los grados de urgencia e importancia respectivamente.
Coloca las tareas del equipo en la categoría que corresponda según su urgencia e importancia. Reparte las tareas teniendo en cuenta los plazos y las habilidades de cada miembro del equipo.
Utilizar una herramienta para tu gestión comercial puede ayudarte a organizar mejor tus tareas en función de su importancia y urgencia aplicando la matriz Eisenhower.
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