Toda transacción económica por ley debe dejar un comprobante de la misma ya sea impreso o de forma electrónica que especifique las condiciones de la compra-venta. Uno de los recursos más utilizados para este fin son las notas de venta, cada vez más comunes en diversos establecimientos. Pero ¿Cuál es su utilidad principal?
Las notas de venta y la gestión comercial
En pocas palabras una nota de venta es un documento de índole comercial que sirve para registrar los términos de una venta. En estos documentos se especifica la mercancía que se está vendiendo, su cantidad, el monto total y otros elementos que el vendedor considere necesarios.
Hacer una nota de venta compromete tanto al cliente como a la empresa a cumplir con los términos de la transacción, bien sea el monto o los lapsos de pago.
Por lo general se imprimen dos comprobantes para que las partes involucradas conserven uno cada uno. Este documento es importante a la hora de hacer reclamos, justificar un importe, exigir garantía u otro particular entre el vendedor y el cliente.
¿Qué deben llevar las notas de venta para que sean válidas? Por lo general este tipo de documentos llevan los siguientes elementos:
- Nombre o razón social del vendedor u empresa, lo que incluye el domicilio fiscal, números de contacto, etc.
- Datos del cliente que hace la compra.
- Número de folio, lugar y fecha exacta en la que se elabora la nota de venta.
- Descripción de la venta, entre ellos el tipo y cantidad de mercancía.
- Precio general de la venta sin deducciones.
¿Es lo mismo una nota de venta que una factura fiscal?
No, ambos documentos, aunque parecidos tienen muchos elementos diferenciales.
La más resaltante de las diferencias es que las notas de venta no desglosan los impuestos que se originan de la transacción, es decir, el IVA. Por este motivo, las notas de venta no tienen validez fiscal y son estrictamente un recurso para la gestión interna de la empresa.
En cierto sentido las notas son facturas simplificadas que pueden entregarse a los clientes a solicitud de ellos o a deseo de la empresa.
A su vez, las facturas son elementos más completos y de índole obligatoria que sí tienen validez fiscal y deben incluir todos los elementos que por Ley se exigen.
Nota de venta: ¿En qué circunstancias se expide y qué usos prácticos puede tener?
A pesar de no tener validez fiscal las notas de venta sí tienen importancia en el acuerdo comercial empresa cliente. Este tipo de comprobantes pueden tener muchos usos, entre ellos los que destacaremos a continuación:
- Sirven como recurso interno para llevar un control de las ventas pasadas y pendientes del negocio.
- Tener una idea de los ingresos que genera la empresa, pero sin tener en cuenta los impuestos fiscales.
- Se pueden entregar a los clientes en sustitución de la factura fiscal cuando estos no la necesiten.
- Es una buena forma de clasificar las facturas por cliente, fecha, cantidad de productos, montos, etc.
Como hemos visto, las notas de venta son necesarias en todo negocio y resultan bastante útiles de cara a la gestión interna de la empresa. Si aún no las implementas en tu modelo de atención es una buena oportunidad para hacerlo, ¡te facilitarán la vida!
