Últimamente ha quedado claro que una intranet reporta beneficios para las empresas tanto en comunicación como en cooperación grupal. Sin embargo, a la hora de decidir implementar una para tu negocio puede que te preguntes ¿Qué tipo de información ofrece una intranet? ¿Qué valor aporta a mi empresa?
Aprende qué tipo de información ofrece una intranet
Parte del éxito de la intranet está en su estructura y diseño. Esta debe contener información relevante y oportuna, ofreciendo un acceso fácil y garantizando un entorno cómodo de trabajo.
Por tanto, te decimos qué información no puede faltar en tu intranet:
¿Cómo funciona una Intranet?
Anuncios o comunicados
Una de las funciones más importantes de una intranet es la de ser un canal de comunicación directo entre los miembros de la empresa; y en especial la comunicación entre los encargados y sus trabajadores.
Por tanto, una intranet debe ofrecer anuncios o comunicados que sirvan para que el personal esté atento de nuevas reglas o procedimientos; esto los mantendrá actualizados sobre temas de importancia que no se pueden postergar o dejar a la casualidad.
Información sobre los trabajadores
Una intranet también sirve para almacenar datos importantes y relevantes sobre tu equipo de trabajo; por lo tanto, agregar un directorio de empleados siempre es conveniente.
Qué tantos datos agregarás sobre cada trabajador quedará a tu criterio, pero siempre es necesario que sus datos de contacto estén a la mano. Además, si manejas una nómina extensa es bueno que sepas qué trabajadores activos tienes, cuáles están de vacaciones, permisos, etc.
Archivero de documentos
Toda intranet funcional debe tener un repositorio de documentos que contenga archivos de interés para las diferentes áreas de la empresa. Estos documentos deben estar disponibles siempre que se necesiten y el acceso a ellos debe ser fácil y rápido.
Otro uso importante es ayudar al equipo gerencial a mantener estos archivos actualizados y en constante revisión a través de recordatorios automáticos.
Tabla de eventos
Si bien una tabla de eventos puede contener datos no imprescindibles para tu empresa como días festivos, cumpleaños, eventos, etc. Este tipo de datos genera interés en tus trabajadores y les da una razón para entrar y revisar la intranet.
Por muy buena que resulte tu intranet si no es revisada constantemente puede que resulte poco práctica; por lo que si añadimos contenido interesante para los trabajadores nos aseguramos de que se mantenga en uso.
Contenido fácilmente accesible
Aunque toda la información necesaria para la empresa esté archivada y organizada en un repositorio de documentos, es importante que los de uso diario estén a la mano. Y es que hay datos e información que son manejados frecuentemente por la empresa y no deben estar ocultos.
Dicha información debe estar lo más cercana posible a los trabajadores, y la manera en la que esté diseñada la intranet lo facilitará o lo dificultará. Por eso es tan importante que, aparte de almacenar la información, la intranet esté construida a la medida del cliente.
Todas las empresas son distintas al igual que sus objetivos, requerimientos y propósitos; por lo tanto, la intranet de tu empresa debe ser capaz de brindarte todo lo que necesitas y más.
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