Una de las tareas más importantes y menos puestas a cuidado es la de tener actualizados los registros de clientes. Cómo la data es la base de toda acción comercial exitosa, hoy te mostramos algunas estrategias para mantener tu CRM con datos limpios.
5 consejos y estrategias para mantener tu CRM con datos limpios y precisos
Dos agentes de venta llamando a un mismo cliente para intentar hacer que avance en el embudo de ventas; acordar con un cliente potencial una reunión de negocios y no cumplir con ella. Estos son solo dos ejemplos de lo que puede pasar cuando nuestros registros de clientes no están depurados, al día y listos para usarse.
Con la tecnología actual, muchas empresas utilizan distintas plataformas para recolectar datos de clientes y trasladarlos al CRM de forma automatizada. Esto puede traer como consecuencia registros duplicados, inexactos o incompletos. ¿Cómo afrontar esa cuestión? Ten en cuenta estos 5 consejos:
Registre la mayor cantidad de datos
Muchos agentes de ventas rellenan a lo sumo los datos que a ellos les parecen más importantes; sin embargo, mientras más información tenemos sobre nuestro cliente mejor atención podremos darle.
Entonces, marca claramente las casillas cuyos datos sean obligatorios registrar para que no se pasen por alto; y en la medida de lo posible, llena todos los campos de los cuales tengamos información actualizada.
2- Lleva solo registro por persona
Es posible que se hayan creado dos perfiles distintos para una misma persona; o puede que en empresas más grandes haya dos clientes que tengan los mismos nombres y apellidos. ¿cómo asegurarse de que no se trate de un duplicado?
Por lo general solemos registrar el correo electrónico de una persona entre sus datos más necesarios; al filtrar nuestros contactos por correo podremos saber si dos personas que se llamen igual son, de hecho, personas distintas.
Pero si vemos que dos contactos tienen un mismo correo, lo más probable es que se trate de un duplicado.
3- Fusionar los duplicados
No te apresures a borrar un registro porque esté duplicado. Es posible que ambos no tengan la misma información, o uno de los dos haya sido actualizado más recientemente.
Coteja las informaciones de ambos para saber si un dato cambió y hay que modificarlo antes de eliminarlo. En algunos casos podemos mantener los registros que ambos contienen si los fusionamos.
4- Mantén un mismo estilo registro
Otra de las estrategias para mantener tu CRM con datos limpios es tener un mismo estilo para todo.
Por ejemplo, puede que al rellenar cierto perfil utilicemos abreviaturas y en otro no; O que, si hacemos abreviaturas, estas varíen en estilo (por ejemplo, USA, EEUU, US).
Al estandarizar una misma forma de registrar, nuestros datos estarán más limpios.
5- Controla el acceso a los datos
Si todos en el equipo pueden modificar la información del CRM pueden insertarse inexactitudes en los mismos, o ingresar información repetitiva. Una buena solución sería definir roles claros sobre quienes pueden editar la información de un cliente.
Impulsa CRM te ayuda a mantener tu base de datos optimizada, actualizada y limpia en todo momento. Crea perfiles individuales, filtra por distintos criterios, y gestiona tus datos fácil y rápido evitando duplicados.
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