Las redes privadas corporativas llevan facilitando las labores de gestión interna de las empresas desde hace décadas. Una intranet para noticias y documentos tiene muchos beneficios para tu empresa de cara a la preparación y la productividad general. Hoy te hablamos de algunos de esos beneficios y cómo obtenerlos ya mismo.
¿Cuál es la utilidad de la intranet para noticias y documentos?
La forma en la que las empresas manejan sus líneas de comunicación difiere mucho de un caso a otro. Algunas se comunican a través de correos electrónicos, líneas telefónicas, o servicios de mensajería.
Sin embargo, las intranets son uno de los canales más usados y efectivos para gestionar la comunicación interna; esto se debe a que incluye a todo el personal y no solo a departamentos separados, así que la información que se publica en la intranet llega a todos al mismo tiempo.
Las intranets generalmente tienen una sección de noticias que se caracteriza por estar en la página principal de la intranet. A través de ella se suele publicar contenido prioritario de interés para el personal de cara al desarrollo de sus actividades.
Las intranets para noticias son ideales para hacer comunicados en tiempo real, para informar de eventualidades y fallos, para actualizar términos y procedimientos, etc. Sin embargo, la utilidad de este tipo de intranets dependerá de cómo esté hecha y de cómo se maneje el contenido compartido.
A continuación algunos consejos:
- Los comunicados deben ser claros, directos y fáciles de entender para el personal.
- Las noticias deben ser relevantes y aportar algo útil a los trabajadores.
- Debe existir un sistema de priorización que alerte sobre la importancia que tienen algunas noticias sobre otras; esto para que los comunicados más urgentes se lean primero.
- Deben contar con un historial organizado donde se puedan buscar y ubicar fácilmente noticias anteriores que deseen repasarse.
El manejo de los documentos
Las intranets también deben contar con una base de datos organizada y optimizada que albergue archivos y documentos internos de interés para la empresa.
Los repositorios de documentos pueden contener, por ejemplo, información sobre procesos y protocolos, o las normas de la compañía.
Tu intranet será útil si:
- Los documentos están al día.
- Cuenta con un buscador que facilita encontrar archivos específicos.
- Almacena la información por carpetas o categorías.
- Se limpia la base de datos cada cierto tiempo para eliminar los documentos anticuados o duplicados.
Ventajas de tener una intranet funcional y a la medida de tu empresa
A pesar de que las redes privadas corporativas son muy útiles, muchas veces terminan siendo inefectivas ya que no se adaptan a las necesidades del personal.
Una intranet para noticias y documentos que no atienda los problemas de la compañía y ayude a mejorar su gestión interna dejará de ser usada muy pronto. Por eso nuestra recomendación para ti es que contrates los servicios de Intranet Unidos.
Se trata de una plataforma de amplia experiencia en el diseño y optimización de redes corporativas de alta eficiencia y rentabilidad. A través de este servicio podrás crear un portal adecuado a tus requerimientos y necesidades.
Logra líneas de comunicación efectivas, motiva al personal y mantenlos informados en todo momento y con acceso a una base de datos segmentada.
¿Cómo funciona Intranet Unidos?
