Todas las empresas manejan una base de datos con información importante para su gestión interna y externa; estos datos siempre deben estar al día para que no entorpezcan las diferentes actividades comerciales. Por eso, te dejamos consejos para actualizar tu base de datos que te serán de mucha utilidad.
Los mejores consejos para actualizar tu base de datos
Cuando no se hace un monitoreo periódico de la información contenida en las bases de datos de las empresas, estas pueden llenarse de contenido poco útil. Por ejemplo, es posible que contenga datos inexactos o no actualizados, duplicados o incluso información que ya no debería estar en la base.
Así que hay mucho trabajo de por medio. Por esta razón, los siguientes consejos te ayudarán a organizar paso a paso la labor de actualizar tu base de datos sin perder tiempo ni energías.
- Contempla tus objetivos. Antes de aplicar algún cambio pregúntate qué quieres lograr al actualizar la base de datos. Determina qué información necesitas y cuál no, siempre con el objetivo de hacer que la labor del equipo sea más fácil.
- Haz una revisión. Conocer el estado actual de tu base de datos te permitirá definir qué quieres cambiar, y cómo puedes mejorar lo que ya hay. Si omites este paso es posible que agregues información; que ya existe o que realmente no se atiendan los problemas reales de la base de datos.
- Categoriza los datos. Tener una base de datos segmentada permite acceder más fácilmente a la información contenida y ahorra tiempo. Si agregas categorías o filtras tus contactos en base a su ubicación, intereses, necesidades o tipo de clientes, te será más fácil atenderlos a futuro.
- Depura. Elimina cualquier dato que sea poco relevante, que no esté actualizado, que se encuentre duplicado o que ya no necesites. Puedes incluso borrar contactos enteros que no hayan respondido favorablemente a las estrategias de la empresa, o que hayan estado inactivos mucho tiempo.
- Usa herramientas especializadas. Los CRM, por ejemplo; son una excelente opción para administrar tus datos de forma más fácil y rápida; porque se pueden automatizar algunos procesos.
Beneficios de tener una base de datos actualizada
Tener toda la información al día trae incontables beneficios para las empresas. Por un lado, permite que diseñar estrategias sea más fácil y que estas tengan más posibilidades de alcanzar los objetivos.
Además, fomenta el análisis y ayuda a la toma de decisiones que aumenten el nivel de productividad general; eleva el nivel del servicio prestado y de la atención al cliente al personalizar el trato y ofrecer soluciones que causen mayor impacto.
Otro beneficio es el ahorro de tiempo que representa trabajar con una base de datos actualizada cuya información no esté desordenada o incompleta. Esto, entre otras cosas, permite dar una mejor respuesta a los requerimientos de los clientes y evita perder oportunidades por la inacción o la tardanza.
Si deseas integrar tu base de datos a otras herramientas, o cambiar de plataforma, tener la información al día facilita el proceso y ahorra gastos operativos.
Entonces no hay dudas de que la productividad de tu empresa se verá aumentada si comienzas a hacer los cambios necesarios. Si sigues estos consejos para actualizar tu base de datos estarás encaminándote a alcanzar el éxito de tu negocio.
