El intranet es una red interna que se utiliza a menor escala que el internet, aunque tiene la misma utilidad; pero al instalarlo suelen surgir dudas tales como: ¿Cómo lograr que tus empleados utilicen el intranet?. Esto debido a que se trata de un modelo nuevo para los colaboradores.
¿Cómo funciona una Intranet?
La intranet es una red de uso exclusivo de las empresas, con ello conseguirás un mayor control de la información que se maneja en esta; este sistema consiste en conectar todas las computadoras de una organización a un mismo servidor con la intención de poder monitorear y controlar el flujo de información.
Por otra parte la intranet permite compartir sistemas operativos que los departamentos requieran; un ejemplo tangible se puede ver en los despachos contables, donde los analistas poseen un mismo software para realizar todos los cálculos y pagos de impuestos.
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Cómo lograr que tus empleados utilicen el intranet: Tips para conseguirlo
En primer lugar, para lograr que tus empleados utilicen intranet es esencial que dictes un taller donde expliques cómo deberá ser utilizado. Además, facilita el procedimiento mostrando las ventajas que obtienen al utilizarlo. Ya sea que el resultado final sea mayor comunicación o más eficiencia.
Luego de explicar las ventajas y el por qué será útil; indícale a los colaboradores que se ubiquen en sus puestos de trabajo y empieza una explicación visual, para que luego los empleados realicen el ejercicio de lo explicado. Inicia desde lo básico, que será como ingresar, para luego explicar lo más complejo.
Posteriormente podrás enseñar cómo compartir información externa e interna; es decir, en el mismo departamento e interdepartamental para mayor flujo de información. En este caso puntualiza que los miembros podrán compartir lo necesario sin tener que abandonar su lugar de trabajo.
Ventajas de usar intranet
Para que los empleados se animen a utilizar la intranet es idóneo que les expliques las ventajas que obtendrán de su uso. En primer lugar el trabajo e información tenderá a fluir sin atrasos, que conllevará a que cada miembro pueda realizar sus actividades sin problemas.
El nivel de seguridad de información será alto, ya que solo podrán disponer de la data el personal autorizado; evitando riesgos y fuga de información, esto ayudará a que la data y todos los informes que se sustentan en la información sean verídicos, ya que no habrá manipulación errónea de datos.
En general los empleados ahorran tiempo, ya que las tareas habituales se podrán realizar de manera ágil sin contratiempos; ya que, desde el puesto de trabajo podrán acceder y enviar información sin necesidad de abandonar el lugar de trabajo. Adicionalmente se dispondrá de las herramientas necesarias.
Por último es una herramienta que facilita la formación que reciben los colaboradores, ya que te permite compartir y acceder a lo que realizan; para luego efectuar modificaciones que permitan al empleado corregir sus equivocaciones sin problemas.
Saber cómo lograr que tus empleados utilicen la intranet, es un procedimiento sencillo solo deberás tener paciencia; ya que cada persona tiene un proceso de aprendizaje diferente, el apoyo visual es útil para lograr afianzar el conocimiento, así que no dudes en intentarlo.
