Cada empresa es única y tiene necesidades particulares; es por esto, que las características de tu intranet, deben adaptarse a tu empresa para que funcione de la manera correcta; de esta forma, aportará los resultados que deseas.
Este sistema está hecho para mantener a todos tus empleados conectados, logrando con esto mantener los canales de comunicación abiertos y permitiendo que el ritmo de trabajo sea más eficaz y fluido.
Puede que te preguntes ¿qué características debe tener mi intranet para sacarle el mayor provecho y aumentar la eficacia y producción de mi empresa? Si es así, conoce cuáles deben ser.
¿Cómo funciona una Intranet?
Características de tu intranet: Conoce cuáles deben ser
- Fácil de usar: Esto es algo primordial. Como empresario, siempre buscas ahorrar tiempo y automatizar el trabajo; por eso, debes emplear una intranet que sea de fácil acceso para todo el personal. Y, de ser posible, que se adapte a dispositivos móviles para más comodidad.
- Directorio de personal: Este puede ser tan sencillo o detallado como quieras. Puedes proveer sólo el nombre de cada empleado, junto con su número telefónico y dirección de correo electrónico. O puedes agregar mucha más información como: Fotos, departamento y cargo que ocupan dentro de la empresa. Todo dependerá de tus necesidades.
- Tabla de eventos: Aquí, puedes colocar los eventos importantes de la empresa, es decir, días festivos, cumpleaños, etc. Esta es información que le interesa a tus empleados. Si creas un calendario compartido con ellos, te evitarás el trabajo de enviar correos a cada uno; sino que todos tendrán acceso a la misma información.
- Depósito digital de documentos: Este apartado, persigue dos objetivos fundamentales. El primero, es permitir que los empleados tengan acceso a documentos específicos de manera rápida y en el momento que lo necesiten.
El segundo, es proporcionar al equipo de gerencia recordatorios para revisar documentos importantes de la empresa; como por ejemplo, hay empresas que requieren auditorías internas cada año. Con estos recordatorios, se mantienen al día con el papeleo.
- Recursos humanos: Si la tabla de eventos es importante, esta es mucho más; ya que, desde aquí, gestionas a tus empleados. Aquí podrás anotar quién sale de vacaciones, quién está de baja por enfermedad y ubicar los documentos necesarios para cada caso.
Podrías hacerlo también por medio de formularios online; es decir, que cada empleado llene un formulario solicitando lo que desees, para que los entreguen de una manera más sencilla y práctica.
En conclusión
Es importante que las características de tu intranet se adapten a tu empresa y no al contrario. Lo primero que debes hacer es, plantearte bien qué necesidades tiene tu empresa y qué quieres alcanzar. De esta manera, podrás sacar el máximo provecho a este sistema.
La intranet moderna es más veloz, más segura y genera más confianza porque ha evolucionado permitiendo mejorar la calidad de la empresa. Es por esto, que es primordial que tengas un plan para que logres el impacto deseado.
Tal vez te sientas abrumado, pero lo importante es que te documentes bien. Todo lo que vale la pena requiere esfuerzo, así que, toma en cuenta todas estas sugerencias y avanza con tu empresa hacia el éxito.
