No es un secreto que las empresas deben atender numerosos requerimientos de clientes todos los días, lo cual implica trabajo y organización. Por eso, tener algunas respuestas automáticas de correo de servicio al cliente puede facilitar enormemente dicha gestión.
Respuestas automáticas de correo de servicio al cliente: ¿Cómo escribirlas?
Una respuesta automática es un correo que se envía a la bandeja de entrada de un cliente como respuesta a una solicitud, queja o acción concreta. Se puede decir que su finalidad puede variar en las siguientes:
- Confirmar la recepción de la queja o solicitud.
- Informar sobre el estado actual del caso del cliente.
- Comunicar la resolución de un caso.
- Preguntar si se ha satisfecho el requerimiento del cliente.
Las respuestas automáticas de correo de servicio al cliente deben prepararse de antemano teniendo en cuenta varios aspectos. Por ejemplo, cuáles son los requerimientos más frecuentes y a qué tipo de clientes se envían.
La idea es tener un mensaje preconfigurado que se adapte bien a cada situación y que solo deban agregarse los datos personales del cliente. Entonces, ¿cómo redactar respuestas automáticas efectivas?
Sé claro y directo desde el asunto
El asunto del correo debe darle a saber al cliente el por qué lo contactamos. Por lo tanto, debes ir al grano y dejarle claro al usuario de qué va a tratar el correo incluso antes de leerlo:
Ejemplos:
- “Hemos recibido tu solicitud”.
- “Seguimos procesando tu solicitud”.
- “Hemos resuelto tu caso”.
- “Tu caso se ha retrasado”.
Muestra interés en el cliente
Sea cual sea el motivo del correo este debe estar enfocado en informar al cliente o resolver sus dudas. Por lo tanto, es importante saber lo que el cliente necesita saber e incluir esos datos en las respuestas automáticas, evitando información irrelevante.
Ejemplo: “Sabemos que has hecho una solicitud el día (…) y queríamos informarte de los avances en el caso.”
No te enfoques en los problemas
Es posible que surjan retrasos o inconvenientes que deban informarse al cliente. Lo más importante es no enfocarse en lo negativo sino hacer énfasis en que se está trabajando para solucionar el caso. Si es posible, garantiza una fecha para la respuesta definitiva.
Ejemplo: “Ha surgido un inconveniente con tu pedido y como resultado este demorará un poco más en llegar a ti. Sin embargo, hemos dado prioridad a tu caso para que este mismo fin de semana lo recibas.”
Confirma que se ha entendido el mensaje
Nos interesa que nuestro cliente esté claro sobre el contenido del correo. Por lo tanto, es importante preguntarle si la información suministrada le ha sido de ayuda; igualmente se le debe recordar que cualquier pregunta o duda puede disponer del sistema de ayuda para el cliente.
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