Implementar una intranet es una de las mejores formas de gestionar la comunicación, el personal y la información interna de una empresa. Pero para que este recurso sea verdaderamente funcional debe adecuarse a las necesidades específicas de las empresas; por eso, debes conocer cómo personalizar una intranet correctamente.
Cómo personalizar una intranet: los factores a considerar
A diferencia de las páginas web públicas de una empresa que deben adaptar su contenido a un público extenso, las intranets son para uso interno. Así que el contenido, diseño y estructura de este portal privado debe permitir que los procesos y actividades habituales sean más sencillos.
A la hora de personalizar tu intranet para adecuarla a tu tipo de negocio, ten en cuenta las claves que te damos a continuación.
Enfoca el diseño a la usabilidad
Lo más importante en una intranet es que sea útil y fácil de usar sin importar el cargo que se tenga en la organización. Por eso, la estructura de la intranet y sus diferentes secciones deben estar organizadas y ser sencillas de ubicar.
Para esto es mejor apostar por un diseño sencillo y elegante que ponga todos los elementos más necesarios al alcance de todos.
Si tu equipo de trabajo encuentra que la intranet es muy confusa o está desorganizada, no aprovecharán su funcionalidad.
Agrega funciones de interés para tus empleados
Existen ciertos elementos que hacen que una intranet sea más dinámica, entretenida e interesante. Implementarlas de forma correcta podría hacer que tu equipo de trabajo se sienta más motivado a acceder a ella con frecuencia.
Algunos integran elementos como un tablero con fechas importantes como cumpleaños y días feriados. Otros crean incentivos o concursos en la intranet para premiar el esfuerzo y la productividad individual.
Sea cual sea el elemento que uses debe estar pensado para que resulte atractivo al personal y no termines perdiendo tiempo o dinero en funciones no usadas.
Evita sobre saturar tu intranet
Muchas empresas desean tener una intranet única y terminan añadiendo funciones que, más que mejorar, entorpecen la experiencia.
Más no siempre es mejor y cuando se trata de la productividad es mejor evitar obstáculos en el camino.
Al contrario, haz que todo sea fácil de encontrar en tu intranet; y si agregarás funciones únicas asegúrate de que tu personal sepa qué son y para qué sirven.
Evalúa los cambios e integra al equipo
Cuando tomas en cuenta la opinión de tu personal y, por ejemplo, haces encuestas sobre lo que les gustaría ver en la intranet, su recepción mejora.
El feedback siempre es importante a la hora de personalizar tu portal privado; pero también lo es hacer seguimiento a los cambios hechos para ver si de alguna forma entorpecen el trabajo o simplemente no se usan.
¿Cómo personalizar tu intranet si no tienes experiencia?
Mantener una intranet funcional y adaptada a las necesidades de tu empresa es una labor que requiere tiempo y algo de experiencia; y la verdad es que puede que no tengas ninguna de las dos.
En esos casos siempre es recomendable buscar asesoría experta y especializada en el tema de las intranets. Ellos pueden escuchar lo que necesitas y construir una red privada corporativa que respete tus deseos, pero a la vez sea funcional.
Si delegas la tarea a los expertos y te dedicas a supervisar los cambios puede que los resultados te agraden más que si los realizas por tu cuenta.
