La automatización del proceso de ventas, requisito indispensable para estar al día

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Hasta hace poco, antes de la automatización del proceso de ventas. Un vendedor dedicaba casi la mitad de su tiempo a tareas que no estaban relacionadas directamente con la venta. Hoy en día, la tecnología permite automatizar gran parte del proceso de ventas. Y dedicar menos tiempo a este tipo de tareas y más tiempo a actividades realmente productivas.

Aquí tienes algunas tareas propias del proceso de ventas que hoy en día se pueden automatizar.

Actividades del proceso de ventas

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Enviar emails

A lo largo del día, un comercial envía numerosos correos electrónicos. Las plantillas para distintos correos electrónicos pueden ser una gran ayuda para automatizar tareas como informar. A un cliente sobre un determinado producto o servicio, o enviar una tarifa de precios.

Hay sistemas para automatizar la respuesta incluso sin que sea necesaria la participación del comercial. Así, todos los posibles clientes que solicitan una información preliminar sobre un determinado producto. Pueden recibir automáticamente un correo electrónico con una información estándar. De esta manera, la respuesta es inmediata.

Posteriormente, el comercial o responsable de atención al cliente puede contactar con el cliente. Para asegurarse de que ha recibido la información y aclarar las dudas que tenga.

En ocasiones, sigue siendo necesario escribir correos electrónicos personalizados, pero hay partes de esos correos. Por ejemplo, la firma, los datos bancarios, las características técnicas de un producto. La dirección de la próxima demostración en vivo y un largo etcétera, que se pueden adjuntar automáticamente al correo pulsando una tecla.

Dirigir la llamada a la persona adecuada

No todos los vendedores son especialistas en todos los temas. Por eso, se hace necesario establecer un sistema automatizado que discrimine las llamadas entrantes. Para redirigir cada una a la persona adecuada.

De lo contrario, se pierde mucho tiempo hablando con clientes. A los que no tienes posibilidad de vender nada y transfiriendo la llamada a la persona adecuada.

Ofertas personalizadas

Hay sistemas que crean automáticamente una oferta personalizada para cada cliente que llama solicitando información.

Por ejemplo, si un cliente viene después de haber pinchado un anuncio de un determinado artículo. El vendedor que atiende la llamada recibe una alerta y una oferta para este cliente que incluye alguna variante del artículo en el que el cliente está interesado. Así como otros artículos para realizar venta cruzada.

Presentaciones de producto

Crear una presentación para un determinado grupo de clientes exige una gran cantidad de tiempo. Pero hay sistemas que automáticamente generan una serie de diapositivas que se han probado efectivas. Y crea de forma casi instantánea una presentación para casi cada tipo de cliente.

Datos del cliente

Un vendedor necesita conocer todo sobre un cliente, incluido el historial de ventas, pagos, anteriores contactos, incluso información procedente de las redes sociales. Hoy en día hay sistemas que automáticamente ofrecen esta información en tiempo real al vendedor. Para que la tenga a su disposición en el momento en que está hablando con el cliente.

El CRM

CRM es un acrónimo que significa Customer Relationship System, literalmente, un sistema de relación con los clientes. En los 90 surge el término CRM para designar una filosofía que consiste en recuperar la relación con los clientes. Que las grandes multinacionales habían convertido en una relación burocrática e impersonal. Al mismo tiempo, los departamentos de marketing empezaron a utilizar las bases de datos de clientes para diseñar nuevas acciones de venta.

De la unión de las dos cosas surge el moderno CRM, básicamente un programa de software. Que incluye una base de datos que sirve para gestionar la cartera de clientes de la empresa. Y automatizar la labor comercial especialmente todas las comunicaciones con los clientes.

El CRM suele estar en la base de la pirámide de herramientas que automatiza muchas de las labores que hemos descrito anteriormente.

Además, el CRM se integra con otros módulos que ayudan a la gestión de la empresa. Por ejemplo, finanzas o logística, creando lo que se conoce como un ERP (enterprise resource planning). Literalmente un programa para la gestión global de todos los recursos de la empresa.

Para que un cambio tenga éxito, hay que hacer lo siguiente (por orden de importancia):

  • Inculcar sentido de urgencia al resto de la empresa demostrando con datos tangibles sobre el mercado o sobre la competencia que la situación requiere de acción inmediata e identificar fallos concretos y oportunidades de mejora específicas.
  • Formar una amplia coalición dentro de la empresa creando un grupo numeroso de personas que estén a favor del cambio y haciendo que trabajen como un equipo.
  • Crear una visión de futuro a favor del cambio y diseñar estrategias para materializar esa visión.
  • Comunicar de forma efectiva y por todos los medios posibles esta visión de futuro y demostrar mediante ejemplos que hacer las cosas de otra forma es posible.
  • Motivar al resto de la empresa a actuar a favor de esa visión de futuro, eliminando barreras y estructuras anquilosadas, y animándolos a que abandonen su zona de confort y acepten el riesgo que conlleva hacer las cosas de otro modo.
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