En aras de mejorar su eficiencia las empresas deben estar en un proceso de mejora continua a través de la revisión y el análisis de sus proyectos; la mejor forma de hacerlo es a través de reuniones post mortem. ¿Qué son y en qué consisten?
¿Qué se entiende por reuniones post mortem?
Para mantener su competitividad las empresas a menudo están planificando y ejecutando nuevos proyectos y estrategias de marketing para elevar su cuota de mercado. Si bien estos planes de acción son meticulosamente diseñados para que den el mejor resultado con el mejor costo posible, pueden surgir retos en el camino.
Durante la puesta en marcha se pueden detectar algunas fallas en el proceso que se puedan corregir de forma pronta; pero los resultados concretos de un proyecto no se sabrán hasta que este termine. Es entonces cuando se analiza si se alcanzaron los objetivos y qué aciertos y desaciertos tuvo el proyecto.
Estas revisiones se hacen con los equipos de trabajo en lo que se conoce como reuniones post mortem.
Estas tienen como finalidad evaluar los resultados de un proyecto, campaña o estrategia anterior para identificar su nivel de éxito. El objetivo principal es la acumulación de experiencia a través del ensayo y error que permita ganar conocimientos valiosos para mejorar futuros proyectos similares.
En una reunión post mortem pueden analizarse distintos aspectos, como:
- ¿Se alcanzaron los objetivos específicos y generales?
- ¿Se mantuvo dentro del presupuesto?
- ¿Dio los resultados esperados?
- ¿Hubo fallas durante la planificación y ejecución?
- ¿Se puede corregir esas fallas, y cómo hacerlo?
- ¿Cómo aplicar los conocimientos obtenidos para perfeccionar futuros proyectos que sean más eficientes y rentables?
Sin las reuniones post mortem es difícil conocer el alcance de éxito a detalle de una estrategia; y por tanto es probable que se vuelvan a cometer los mismos errores en futuras ejecuciones.
¿Cómo se organiza una reunión post mortem y qué herramientas se usan?
En las reuniones post mortem por lo general participan los directivos de la empresa y el equipo que trabajó en el proyecto que se está evaluando.
Esto es así porque solo quienes formaron parte del plan de acción tienen la experiencia para realizar los análisis. Ellos pueden hablar sobre los aciertos e inconvenientes que pudieron haber surgido y aportar ideas para que se cometan menos errores en el futuro.
Este tipo de reuniones deben agendarse con tiempo, de modo que el equipo esté preparado para aportar sus puntos de vista valiosos. Puede enviarse un correo a los integrantes del equipo con la fecha y los temas a tratar; esto ayudará a enfocar mejor la reunión y a no perder tiempo en divagaciones.
Generalmente se utilizan herramientas de medición digital que aportan datos sumamente valiosos para hacer los análisis.
Por ejemplo, los CRM pueden registrar todas las actividades comerciales del equipo, y se usan para canalizar las ventas, el marketing, el soporte y la relación con el cliente. Por eso, estos potentes softwares pueden aportar métricas de rendimiento que faciliten la obtención de lecturas exactas.
Impulsa CRM es un completo programa diseñado con numerosas funciones que permiten hacer seguimiento a los avances del equipo durante un proyecto; a su vez proporciona estadísticas en tiempo real con gráficos detallados.
Sin duda, es una herramienta muy útil para canalizar tus próximas reuniones post mortem.
