Para todas las empresas es importante llevar un control de la información de sus clientes en una base de datos propia; esto permite la toma de decisiones en cuanto a las acciones de venta, marketing y atención al cliente. Sin embargo, es importante evitar errores en la gestión de datos que haga surgir más problemas que soluciones.
¿Cómo evitar errores en la gestión de datos?
Desde los anticuados formularios manuales en papel, pasando por programas como Excel hasta software más modernos como los CRM, las empresas siempre han recogido datos de clientes.
Pero independientemente del método usado la gestión de los datos implica más que la recopilación de los mismos; también es importante la calidad de la información, su utilidad e incluso su vigencia.
Muchas empresas adoptan sistemas modernos de recolección de datos y formulan estrategias basadas en Big Data, pero aun así son inefectivas. Hoy te damos algunos tips para evitar los errores más comunes asociados al manejo de la información de los clientes.
Ten una filosofía para la recolección de datos
Quizás el error más usual de las empresas es recoger la mayor cantidad de datos sin orden o propósito alguno.
Piensan que mientras más información tengan mejor, pero eso solo termina generando información irrelevante, duplicada o anticuada.
Es mejor desarrollar un plan específico que te permita recolectar los datos que necesitas para cimentar tu estrategia. Así la información que recojas, mucha o poca, sea de excelente calidad y te proporcione las herramientas para un mejor manejo de los clientes.
Si tienes una visión clara de a dónde quieres ir y lo que quieres lograr te será más fácil determinar qué recursos necesitas para lograr tus objetivos.
Capacita al personal
Aunque se tenga la tecnología más completa y moderna, si la gestión humana es deficiente entonces poca utilidad se le dará a dichas herramientas.
Por eso es importante capacitar al personal y enseñarlos a trabajar de forma organizada, persiguiendo un objetivo común.
Tu equipo de trabajo debe saber qué datos recoger y cómo analizarlos, así como aprender a manejar las distintas tecnologías disponibles.
Reconoce las limitaciones de los softwares
Los programas modernos son cada vez más inteligentes y funcionales, pero siguen teniendo limitaciones en cuanto a lo que pueden hacer.
Al elegir un software de gestión debes conocer cada una de sus características y ver cómo complementa el trabajo humano.
La gestión de datos será más sencilla si se sabe qué función cumple cada persona o tecnología dentro del esquema organizativo del trabajo interno.
Depura tus bases de datos
Incluso aunque la gestión de tus datos sea efectiva, con el tiempo se va acumulando más información que en algún momento dejará de ser útil.
Por eso es importante hacer una revisión constante de los datos contenidos en el servidor para hacer una depuración si hace falta.
Al depurar tus bases de datos eliminas información vieja, duplicada, inútil, irrelevante o que simplemente ya no necesites. Esto te permite reducir los flujos de datos con los que trabajas y te ahorra espacio de almacenamiento en el servidor.
En resumen, para hacer una buena gestión de los datos del cliente debes tener una visión clara de lo que buscas, las tecnologías correctas y a un equipo capacitado; esto evitará que cometas errores que mermen tu efectividad.
