Toda empresa dedicada a la venta de un producto o servicio tendrá que lidiar tarde o temprano con las cotizaciones. Estos son documentos de suma importancia de cara a llegar a acuerdos comerciales que finalicen en una venta o contrato formal; por eso saber cómo generar cotizaciones claras y sencillas es algo que debes dominar.
¿Qué son y cómo generar cotizaciones formales a mis clientes?
Cuando un cliente está interesado en un producto o servicio que ofrece tu empresa solicitará un presupuesto de lo que desea. La cotización es un documento que sirve para especificar detalladamente el producto solicitado por el cliente, el precio del mismo y otros datos de relevancia para ambas partes.
Las cotizaciones suelen especificar los métodos de pago, cuotas, descuentos, intereses, así como las condiciones y términos del acuerdo.
Gracias a este documento se entiende a detalle la índole de la transacción, de modo que el cliente decida si la realiza o no.
Sea como sea, una cotización bien hecha aporta orden, claridad y da una buena imagen de tu negocio. Por eso a continuación explicamos los pasos que debes conocer para generar cotizaciones como un profesional.
1. Datos del cliente o razón social
Las cotizaciones siempre deben estar personalizadas. Así que lo primero que debes hacer es recolectar todos los datos del cliente que necesitarás:
- Nombre completo o razón social de la empresa cliente
- Dirección
- Número de contacto
- Correo electrónico
De la misma forma debes dejar especificados en la cotización el nombre de tu empresa y un número donde el cliente pueda contactarte; esto en caso de tener dudas o desear mayor información.
2. Ten el formato adecuado
Cada vez es más común enviar cotizaciones de forma electrónica, por lo que valerte de un software capaz de realizarlas te ahorrará trabajo.
Los CRM son un recurso ideal para automatizar el llenado de los datos del cliente con numerosas plantillas predefinidas.
Recuerda, el formato que elijas debe tener todos los campos que requieres para colocar la información completa de la cotización.
3. Especificación de productos o servicios
Cada producto solicitado por el cliente debe especificarse con claridad en la cotización junto con el precio de este.
Si se trata de varios productos o servicios estos deberán estar desglosados en una lista con su precio individual y luego la suma total incluyendo cargos o descuentos.
4. Términos y condiciones
Este apartado es de suma importancia para aclarar algunos puntos referentes al acuerdo entre las partes.
Si por ejemplo el servicio que prestas se cobra mensualmente, deberá especificarse el monto, el día, fecha límite, etc. Igualmente, si se hará un pago por partes se deberá indicar el lapso de los pagos, los montos, entre otros.
Como vimos, generar cotizaciones formales no tiene por qué ser algo complicado o imposible de hacer; si tienes las herramientas correctas solo te tomará pocos minutos hacer y enviar una cotización a tus clientes.
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