Para que una empresa tenga éxito debes tener en cuenta todos los factores que intervienen en los procesos. Como las personas o trabajadores que la integrarán, los diferentes departamentos que la conforman y sobre todo. Todos los documentos comerciales que se deben generar.
Por lo tanto el director comercial de cualquier empresa se debe encargar de velar por el progreso, la evolución interna de la empresa, la evolución de las ventas y actualmente de coordinar y alinear todas las estrategias de marketing que requiera la empresa para su crecimiento.
Es por esto que un director de ventas es y ha sido siempre una pieza fundamental dentro de cualquier empresa. Claro está, que este deberá contar y tener a su alcance todas las herramientas e instrumentos necesarios que le permitan organizar, planificar y acceder a todos los documentos comerciales de la empresa con rapidez y facilidad.
Ya que con esto el podrá garantizar el cumplimiento de los objetivos y metas que se establezcan a corto, mediano o largo plazo.
¿Qué es entonces un documento comercial?
Un documento comercial es aquel que hace referencia a toda aquella información y documentos que son necesarios para el desarrollo comercial en el mercado empresarial.
Estos documentos tienen el registro de las operaciones realizadas interna y externamente. Quienes son los socios encargados de realizar dichas operaciones y todos los demás movimientos que se realicen dentro de una empresa.
Todo esto con la finalidad de tener un control adecuado de las operaciones, acuerdos y transacciones financieras que se realicen dentro de la compañía. Para así lograr tener un seguimiento oportuno de los resultados obtenidos.
Y este seguimiento se logra gracias a que los documentos comerciales ofrecen a quien los maneje una visión clara de todas las operaciones realizadas. Las partes involucradas en la operación, los movimientos y toda la información que se requiera para comprobar cualquier movimiento.
Facilitando con ello la toma de decisiones y el rendimiento de la empresa en materia de contabilidad, finanzas y marketing.
¿Qué tipos de documentos comerciales existen?
Existen varios tipos de documentos comerciales. Y cada uno de ellos debe ser manejado mensualmente por las empresas.
Para llevar un control adecuado, los documentos se pueden dividir en documentos que se emiten y quien los entrega. Así como en los documentos que se reciben y quien los recibe o registra.
Por lo tanto dentro de toda esta variedad se puede decir que los principales documentos son:
Documento comercial de ventas
Este documento es aquel que se encarga de registrar toda la información referente a presupuestos, pedidos, ofertas y rebajas.
Documentación comercial de marketing
Este tipo de documentación, es la encargada de suministrar y almacenar toda la información referente a campañas, promociones, productos y material utilizado en cada una de las promociones y campañas.
Documentación para finanzas
Estos documentos permiten que el departamento de finanzas conozca la estimación de ventas en base a los presupuestos y así poder tomar decisiones adecuadas a nivel estratégico, financiero y de inversión.
Como ya lo mencionamos estos son los principales documentos que debe llevar una compañía. Pero además de estos existen otros a los que podemos hacer mención y que son: las notas de débito, las notas de venta, los resúmenes de cuenta, los recibos, entre otros.
¿Cómo se puede mantener en orden la documentación comercial y el marketing?
La sociedad actual, y el desarrollo de nuevas tecnologías es algo que nos está ayudando considerablemente en todos los ámbitos. Y este no podía escapar de ello ya que actualmente existen una gran cantidad de herramientas y aplicaciones que tienen características clave para el manejo correcto de toda esta documentación.
Así como la capacidad de almacenar grandes cantidades de información que permitan acelerar los procesos de búsqueda.
El objetivo de estas aplicaciones o herramientas. Es organizar toda la información comercial y de marketing de la manera correcta. Para que el usuario pueda acceder a ella sin ningún inconveniente.
Lo que beneficia considerablemente a todos los departamentos de la empresa y a su servidor central. Ya que permite intercambiar toda la información de relevancia, entre los diferentes equipos que pertenezcan a la compañía.
Para las ventas
En el caso de las ventas, este tipo de Software brinda la posibilidad de planificar, controlar y analizar el progreso de las transacciones y de la salida de los productos.
También es de gran utilidad a la hora de evaluar el cumplimiento de los objetivos. El análisis de la fuerza de venta, la gestión de clientes y el monitoreo de los cobros.
En el área de marketing
En esta área también son de gran utilidad estas aplicaciones o software, ya que facilitan el estudio del mercado. El tiempo de duración de las visitas en la web, la relación entre productos vistos y los adquiridos, desde que lugares se toman la mayor cantidad de pedidos, entre otros datos fundamentales para dirigir las campañas y estrategias publicitarias.
