Las redes privadas corporativas o intranets han acompañado a las empresas desde hace muchos años y siguen estando vigentes gracias a su gran utilidad. Comprender cómo funciona la intranet en las empresas es vital para implementar una y sacarle el máximo provecho.
Usos y objetivos de una intranet
Al contrario del internet que es una red pública a la que cualquiera puede acceder, las intranets son redes privadas a las que solo acceden personas autorizadas. Su función principal es conectar a los diferentes miembros de una empresa y permitirles gestionar la información necesaria para realizar sus funciones.
Una intranet generalmente consta con una base amplia de datos a la que pueden acceder los trabajadores y que está disponible 24/7. Además, conecta todos los departamentos de una empresa y les permite intercambiar información y trabajar de forma conjunta; manteniendo una comunicación directa y sin intermediarios.
La intranet permite gestionar la información del personal, y ofrecer recordatorios y alertas sobre diversos procedimientos; permitiendo que los datos actualizados lleguen en masa a cada trabajador de forma rápida y sencilla.
Entendiendo cómo funciona la intranet en las empresas
Una intranet es un portal web alojado en los servidores propios de la empresa o en la nube, y requiere de un hardware y un software. Cada usuario está provisto de un perfil personal con los datos de acceso a la intranet.
Ahora bien, cada perfil está adecuado al nivel jerárquico de la persona en la empresa o según los oficios que realiza; de manera que los administradores de la intranet pueden decidir a qué tanta información pueden acceder los distintos usuarios. Aunque también es posible visualizar ciertos datos pero no modificarlos.
No hay limitaciones para acceder a una intranet, pues está disponible en todo momento; aunque por lo general sólo tienen acceso los equipos computacionales existentes en la empresa. Sin embargo, los gerentes y encargados tienen privilegios de acceso que les permiten usar la intranet en cualquier dispositivo.
La complejidad en el diseño y manejo de una intranet dependerá de qué tanta información se almacene, cómo se segmente, y cuantos usuarios vayan a acceder.
Beneficios de usar una intranet en las empresas
Ahora que sabes cómo funciona la intranet en las empresas, podemos hablar de las ventajas de implementar una:
- Al ofrecer una base de datos unificada, los departamentos no deben tener su propia base de datos o usar herramientas externas de gestión.
- Se establecen líneas de comunicación más inmediatas y directas, minimizando así la dependencia de, por ejemplo, los correos electrónicos.
- El acceso y manejo de los datos de una empresa es mucho más fácil que en hojas de cálculo o software parecidos.
- Facilita la gestión de departamentos como Recursos Humanos y les permite controlar mejor a la plantilla.
- La información está resguardada en una base de datos segura y no hace falta tener archivos alojados localmente en un pc.
- Se protege la privacidad y el acceso de ciertos datos secretos mediante permisos que otorga el administrador de la intranet.
En conclusión, muchos son los beneficios de implementar y saber cómo funciona la intranet en las empresas. Así que si aún no tienes una, ¿por qué no comienzas a plantearte la idea de diseñar una red privada empresarial para tu negocio?
