Teniendo en cuenta que las empresas buscan las maneras más cómodas y optimizadas para el almacenamiento de la información de su clientela, se tiene que tomar en cuenta las opciones de manejo que le proporciona cada sistema. Dentro de toda la gama de beneficios que se encuentra en la estructura de un CRM, este tiene dos vertientes de trabajo y es el empresario el que escoge. Hablamos de un manejo directamente instalado en el pc y uno online, las diferencias pueden ser muchas y son los usuarios los que determinan cuál de los dos es mejor.
Hagamos un bosquejo de las características de cada una de las versiones del CRM a fin de que podamos juntos sacar una conclusión propia del verdadero uso que le conviene a cada emprendedor que se decanta por el CRM para organizar el manejo de sus clientes.
Características de un CRM online
Costos:
Tiene facilidad de pago, entre ellas, las cuotas mensuales. Por otro lado, no hay cobro extra por mantenimiento, así que puedes despreocuparte en ese aspecto.
Actualizaciones:
La parte externa del sistema se encarga de todo lo referente a la actualización de su estructura y nuevos programas, además esto es totalmente gratuito. El control del soporte técnico de estas actualizaciones es vital mantenerlo constantemente vigilado.
El CRM decidas tener en tu empresa debe ofrecer una aclaratoria previa de las mejoras y nuevas funciones que se le añadan en cada actualización, esto con el fin de evitar desconfiguraciones en lo que ya está determinado para el buen funcionamiento de la aplicación del CRM Online.
Mantenimiento:
Tiene una característica especial, pues no necesita de un equipo IT especializado para realizar un mantenimiento continuo al sistema. El cuidado de la aplicación siempre va a correr por cuenta del desarrollador de la aplicación, pero siempre es prudente tener a la mano un contacto para enviar quejas sugerencias y solicitudes de personalización del servicio.
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Acceso:
Puedes acceder al sistema desde cualquier otro dispositivo, lo único primordial es que necesitas tener conexión a internet para poder tener información y control de CRM.
Algunas versiones de CRM Online permiten tener a la mano alguna muestra o «imagen» de la base de datos en caso de que el encargado se encuentre fuera de cobertura. Este tipo de respaldo puede asemejarse a la versión de escritorio, pero ten en cuenta que la mayoría de estos datos siempre está en la nube, esto que tienes «a la mano» puede ser incluso provisional.
Sistema de seguridad de los datos:
Los riesgos de pérdida de documentación e información de los prospectos son prácticamente nulos, pues la unidad externa actúa como un marco importante de seguridad.
El respaldo de seguridad en las nubes de almacenamiento es uno de los pilares de todos los sistemas de CRM Online y de cualquier programa que funciona de esta manera.
Características de un CRM como programa en el PC
Cobro:
Es necesario pagar una buena cantidad de dinero en los costos iniciales y de los mantenimientos futuros. Por otro lado, generalmente no hay facilidad de pago y son muy costosos, ya que el desarrollo de estas aplicaciones y su mantenimiento implica en algunos casos la presencia de un técnico en físico que revise personalmente la configuración del sistema en tu empresa.
Actualizaciones:
Solo tienes acceso a las secciones por las que has pagado en un principio, el resto deberás adquirirlas y no son gratuitas.
Acceso:
A diferencia del online, sólo puedes acceder al sistema en un dispositivo que tenga el programa instalado en el pc. Esto puede limitar incluso el tipo de dispositivos que pueden ser compatibles con la aplicación. Es decir, una versión de escritorio de un CRM puede no ser compatible con un smartphone o teléfono inteligente.
Sistema de seguridad de los datos:
En este aspecto, no se garantiza la seguridad de los datos, pues estos se encuentran almacenados en la unidad interna. Al final, siempre tendrás que tener un respaldo en alguna unidad extraíble o en el peor de los casos, en una nube de almacenamiento.
La portabilidad es el futuro, tener acceso a nuestro sistema de organización y atención al cliente en cualquier parte del mundo y en cualquier dispositivo es vital para el desarrollo de mecánicas de comunicación a larga distancia. Sin embargo, las grandes empresas pueden aún encontrar virtudes en la utilización de sistemas de CRM como programa para PC, especialmente por lo habituado del sistema en la organización y hasta por seguridad, para que no cualquiera tenga acceso a la información de la cartera de clientes.
Así que, si eres una empresa pequeña, un nuevo emprendimiento, seguramente las ventajas de un CRM Online es lo que necesitas. En cambio, si tu organización es macro lo mejor es que vayas por una versión de escritorio del CRM.
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