Cuando las empresas deciden buscar cómo crear una intranet, es porque necesitan que los ordenadores de los empleados estén conectados para poder compartir información importante; así como también monitorear o controlar los datos de la organización.
Esta conexión puede realizarse tanto en un lugar físico como en cualquier lugar donde esté el empleado, siempre y cuando tenga acceso a Internet; por ejemplo, en casos aislados la persona puede estar desde su casa y aún así ingresar con sus datos.
Tips importantes para crear tu intranet
Para saber cuál es la mejor intranet para tu empresa, debes tener en cuenta tres categorías para que simplifiques el proceso de decisión final; de este modo podrás reducir las opciones existentes y escoger el mejor.
- Investiga las herramientas y aplicaciones online que suelen utilizar diariamente, para facilitar su trabajo como programas para almacenar o enviar archivos, pautar reuniones, entre otros; de este modo podrás elegir una buena opción que se adapte y facilite el trabajo de todos.
- Busca una intranet estándar y con funcionalidades básicas que permitan solucionar las necesidades primordiales o complejas de todos dentro de la organización como tal; como un feed de noticias, páginas de grupo, biblioteca de datos y otras herramientas que faciliten el flujo de actividades.
- Usa plataformas personalizables en el caso de que tu empresa sea grande y debas solucionar problemas que demanden más atención o necesidades más complejas; como por ejemplo un banco o un laboratorio. De este modo todos podrán llevar un mejor proceso de la compañía.
Cómo crear una intranet o actualizarla desde cero
Si llegaste aquí es porque quieres saber cómo crear una intranet perfecta desde cero, o bien puede funcionarte esta información si necesitas actualizar la que tienes; para eso debes considerar estos puntos claves:
La opinión de tu equipo es importante para saber cómo crear una intranet
Es necesario que cuentes con el apoyo de todo el equipo ejecutivo para poder crear una intranet en tu empresa, es importante que den sus opiniones; de este modo podrás construirla y que el resultado sea ventajoso para todos.
Organiza los roles y responsabilidades de todos
Definir y gestionar los roles de tu red privada es importante para que haya un correcto funcionamiento de parte de todos en la organización; por eso es necesario que definas las responsabilidades de cada uno, los documentos e información a suministrar, proceso de toma de decisiones y normas de uso.
Define los documentos e información que se subirán a la intranet
Es necesario que se definan cuáles son los documentos que deberán estar constantemente en la intranet y que no sean una carga adicional para la plataforma; pueden ser plantillas que ordenen las áreas de trabajo, procesos, zona de descarga, áreas y procesos de formación
Crea una intranet sencilla y minimalista
El siguiente paso es crear la intranet en base a un buscador que pueda ser de fácil acceso, entendible, rápido y cómodo para los usuarios; de este modo facilitarás aún más la localización de cada documento o información.
Lleva las métricas de los avances y desventajas de tu intranet
Por último es necesario que lleves un monitoreo de todos los datos dentro de la intranet, desde lo que más se usa hasta la valoración; de este modo podrás ver cuáles son las aplicaciones que son más ventajosas y cuáles son las que tienen más fallas.
Ahora dinos ¿Qué estás esperando para crear tu propio intranet desde cero? Ya sabes los pasos necesarios para crearlo, ahora debes poner en marcha tu proyecto. Te recomendamos tomar en consideración las opiniones de tus empleados y de tu equipo ejecutivo para crear una productiva plataforma.
