Si tu negocio está creciendo en forma acelerada y te aconsejan implementar una herramienta de Gestión de relaciones de clientes; pero no estás seguro de cómo se utiliza un CRM ¡Estás de Suerte! En el presente artículo te explicaremos, los aspectos más importantes a considerar en este tema.
Los CRM son herramientas que vinieron al mundo empresarial para quedarse y es necesario familiarizarse con su funcionamiento y bondades; porque cada día, son más utilizados por las empresas, para hacerse altamente competitivas.
Objetivos de un CRM
El objetivo fundamental de un sistema CRM, es la de administrar, en forma eficiente, relaciones con los clientes; para ello es necesario, manejar de forma adecuada las ventas y los ingresos en general, de la organización. Potenciar la comunicación interna, como medio para la gestión y resolución de reclamos.
Por otro lado está, la adecuada segmentación de los clientes a fin de diseñar campañas de marketing eficientes e inteligentes. Además, se debe permitir hacer seguimientos en tiempo real a la documentación; producto de las gestiones propias de la empresa, como son: propuestas, presupuestos y facturación.
Conoce cómo se utiliza un CRM
Para entender cómo se utiliza un CRM, debes tener presente que una Solución CRM, es un paquete de software especializado, con ciertas especificaciones y funcionalidades propias; de acuerdo al diseño de cada empresa de Software que lo generó.
Pero que requieren, para su funcionamiento, ser “alimentados” con datos propios de la organización, donde serán puestos en operación; en tal sentido, es necesario hacer una carga inicial de información.
Estructura Organizacional
Lo primero que debes hacer, es agregar la información sobre el personal; los empleados y colaboradores, con los que cuenta el emprendimiento. Es conveniente crear los departamentos por áreas operativas: contabilidad, diseño, marketing, etc. Esto generaría un organigrama de la empresa.
Una vez introducida la información de los empleados y colaboradores, la plataforma debería facilitar la comunicación con ellos; ya sea mediante chats, correos electrónicos, redes sociales, entre otros medios.
Crear Grupos de trabajos y Proyectos
Acto seguido, es necesario organizar todo el talento humano disponible de la empresa, en grupos de trabajo perfectamente definidos, según los objetivos planteados. Además de los integrantes de los grupos; hay que definir a los responsables y administradores de los mismos, así como los recursos que manejarán.
De igual forma, hay que crear los proyectos mediante los cuales, se persigue alcanzar los objetivos planteados por la organización. Cada proyecto debe contener unas metas a lograr; una fecha límite de ejecución, un responsable y las personas que se encargarán de su ejecución.
Asignación de Tareas
La asignación de tareas, es quizás una de las fases más importantes de todo el proceso. Porque es aquí, donde se inicia el uso del CRM propiamente dicho; implica la designación de las actividades, que permitirán alcanzar los objetivos de la organización.
Las tareas deben ser asignadas a los proyectos y a los grupos de trabajo; de tal manera, que ningún recurso sea sub-utilizado ni excedido en su capacidad; asegurando de esa forma, el uso eficiente de los recursos y la viabilidad del proyecto.
Hacer Seguimiento
Por último, pero no menos importante; es la necesidad darle seguimiento, a la ejecución de las tareas y medir el progreso de los proyectos, en tiempo real. Aprovechando las ventajas tecnológicas de las herramientas CRM, para poder efectuar los correctivos necesarios, en el momento preciso.
Los CRM, cuentan con gran variedad de gráficos, que permiten ver los avances y progreso, en forma inmediata; cuentan con interfaces muy amigables e intuitivas. Además, toda la información se encuentra centralizada y disponible para todos los miembros del equipo.
