El diagrama de Gantt es una excelente herramienta para la planificación y programación de las tareas durante algún período en específico. Su visualización es cómoda y práctica, lo que permite poder realizar un seguimiento y control de todas las etapas de la empresa o proyecto.
Este diagrama produce las tareas con gráficos que muestran su duración y secuencia, teniendo un calendario global del proyecto. El gráfico se muestra en barreras horizontales donde se ordenan las tareas a realizar, todas en secuencia de tiempo.
Qué es un diagrama de Gantt
Este es un sistema de coordenadas con dos ejes, donde en vertical están ubicadas las actividades a realizar desde el inicio, hasta finalizar el proyecto; y en el eje horizontal se ubican los tiempos. En función a los tipos de actividades que engloban el proyecto, los tiempos del eje horizontal deben ser definidos en:
- Días.
- Semanas.
- Meses.
- Semestres.
- Años.
En una etapa siguiente, se le deben asignar a cada tarea un bloque que indique el grado de proceso y el tiempo que resta para finalizarla. Para tareas más estructurales, es recomendable usar un color distinto, esto permite llevar un mejor orden.
Para qué sirve el diagrama de Gantt
Conocer las funciones de un diagrama de Gantt, permite conocer todas sus ventajas y saber cómo usarlo. Entre sus beneficios podemos destacar:
- Simplifica la visualización de tareas.
Es una gran ayuda para llevar un mejor orden, pues te presenta todas las etapas de las tareas dentro del proyecto o de la empresa.
- Reduce problemas de programación.
Este tipo de gráfico mejora la administración de los proyectos, consiguiendo una mejor ejecución de los mismos.
- Identificación de puntos importantes
Gracias a Gantt, puedes lograr de manera más sencilla administrar puntos críticos dentro de la empresa. También, permite actualizarse en cualquier momento.
- Su realización es muy sencilla
No precisamente es necesario realizarlo manualmente, actualmente existen una gran cantidad de aplicaciones que hacen que su construcción sea mucho más fácil. Una de ella es Excel.
Cómo aplicarlo en una empresa o proyecto
Esta herramienta va a permitir llevar un mejor orden dentro de tu proyecto, o en tu empresa, por esto es recomendable tomar en consideración estos puntos:
- Primer paso
Lo primero que se debe realizar, es elaborar una lista de todas las tareas que requiera el proyecto. Puede que, se obtenga una lista un poco larga, sin embargo, a partir de ella se van a ir definiendo los tiempos de cada una, y orden de ejecución. También se deben ir agrupando las tareas para simplificar la gráfica.
- Segundo paso
Su diseño debe ser lo más simplificado posible. Es importante que en él se transmita lo más importante, pues será consultado con regularidad.
- Tercer paso
Puede emplearse otra versión un poco más detallada para el personal encargado de la ejecución de las actividades. Con el diagrama Gantt, se puede monitorizar claramente todo el proceso. De esta manera se prevén posibles costes permitiendo ordenar las tareas acordes a las nuevas condiciones.
Formar un plan de trabajo basado en Gantt, logra ser bastante intuitivo para gestionar todas las actividades del proyecto o de la empresa. Es recomendable antes de iniciar, hacer una evaluación completa de los puntos críticos.
